+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Что такое документ и как он оформляется

Активировать демодоступ. В статье расскажем о правилах составления и оформления документов. Поделимся образцами важных бумаг. Дадим перечень основных реквизитов, которые придадут документах юридическую силу. Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, которые влияют на классификацию.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно заполнить договор купли-продажи автомобиля.

Общие правила составления и оформления документов

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, — подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа. Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер.

С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы [1]. Наш словарик. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [2]. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например: Обратите внимание!

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года. Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания утверждения , входящие документы — в день их поступления в организацию. Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты положения, инструкции, правила, регламенты , штатное расписание и др. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется.

Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания собрания, совещания , датой акта — дата актируемого события. Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну единую дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например:. Так оформляется дата в рукописных документах: в докладной, служебной, объяснительной записках, в заявлении. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации [5].

Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля — такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др.

Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др. Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов.

Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации.

Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [6]. Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др. Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству. Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации Примеры 1, 2. Фрагмент углового бланка письма с центрированным расположением реквизит.

Фрагмент продольного бланка приказа с центрированным расположением реквизитов. Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах [9]. Гриф утверждения документа — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию [10].

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа. Документ может быть утвержден должностным лицом должностными лицами или специально изданным документом. Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает см. Документ может быть утвержден другим документом — постановлением, решением, приказом, протоколом.

В этом случае гриф утверждения включает:. Решением общего собрания акционеров. Согласно п. Генеральный директор. АО "Электронные технологии". Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях [11]. Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица [12]. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается. Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность [13] лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя отпуск, болезнь, командировка , подпись оформляется следующим образом:.

Протоколы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, либо председательствующим на заседании. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

В соответствии с п. Документы заверяют печатью организации. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте [14] , не захватывая личной подписи должностного лица.

Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати. Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте [15]. Ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, недопустимо.

Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера ИНН , а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО. Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием , собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации. Аналогичная норма содержится в ч. В соответствии с ч. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта например: Москва; г.

Саратов; Московская область, г. Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему. На практике кроме полного фирменного наименования организации и указания на место ее нахождения на печатях акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью часто отображают ОГРН и ИНН, которые, в отличие от наименования и места нахождения, являются уникальными идентифицирующими признаками организации:.

Кроме печати организации печати работодателя в организации могут быть и печати структурных подразделений, например печать отдела кадров. В организации рекомендуется разработать инструкцию по применению имеющихся печатей. В инструкции приводится перечень печатей, места их хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования, а также перечни документов, которые можно заверять печатью организации и печатями структурных подразделений.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению [16]. АКТЫ проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. ЗАДАНИЯ на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.

ПЕРЕЧНИ должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.

ПЛАНЫ производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. СМЕТЫ расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати логотипа [17]. АКТЫ приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. ДОГОВОРЫ о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. СМЕТЫ расходов на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.

СПРАВКИ лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом распоряжением руководителя организации.

Как организовать делопроизводство. Гавлин, А. Красавин, Л. Кузнецов и др.

4.3.1. Подготовка и оформление управленческих документов

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, — подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера. В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа. Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы [1]. Наш словарик. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [2]. ГОСТ Р 6.

Докуме́нт (от нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Организационно-распорядительная документация. Примеры 1—3. Оно располагается под наименованием организации. Пример 6. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.

Виды документов

Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается. Еще одного вида заявлений — исковых — мы не касаемся, так как секретарь с ними не работает. Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве. Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, — обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации.

Секретная информация Гриф секретности Государственная тайна.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Документ документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

И это всё о нем: заявление

.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в 1С 8.3 (8.2)
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Емельян

    Ахуенная превьюшка. 10 с из 10

  2. Сильвестр

    У меня в прописном написано Ограниченно годен т.е. В, кому мне показать прописное в военкомате чтобы себе жизнь упростить? у меня Бронхиальная астма, и плоскостопие. Но я точно не помню по какой из этих болезней поставили категорию В.

  3. Алевтина

    Хорошо, что сейчас есть возможность быстро делиться информацией и рассказывать гражданам их права. Вместе мы сила. Контроль должен быть со стороны общественности по закону о полиции ст11 1. Деятельность полиции осуществляется в тесном сотрудничестве и взаимодействии с населением, территориальными общинами и общественными объединениями на принципах партнерства и направлена ??на удовлетворение их потребностей.

  4. permerilness66

    Может ли не резидент з свидоцтвом постоянного жительства України в возить транспортное средство на один год?

  5. terbnigegria

    А в какой орган обращаться где можно узнать какие услуги компенсируют и куда посылать жалобу?